Tien tips voor effectieve beoordelingsgesprekken

Of je nu al jaren beoordelingsgesprekken voert, of je doet het dit jaar voor het eerst: Onderstaande tips helpen je om dit zo zorgvuldig en effectief mogelijk te doen.

1. Zorg voor een eenduidige beoordelingsreferentie

Zorg dat voor beide partijen vooraf duidelijk is waarop je de medewerker beoordeelt. Is er geen

standaard beoordelingsformulier binnen je organisatie, gebruik dan de functiebeschrijving als

uitgangspunt of nog beter, het competentieprofiel. Dit stelt je in staat om zuiver, per competentie die je

van de medewerker verwacht, je oordeel te geven. Uiteraard zorg je ervoor dat dit profiel niet pas vlak

voor het beoordelingsgesprek bekend is bij de medewerker.

2. Kondig het gesprek tijdig aan

Zorg voor een rustige ruimte en reserveer voldoende tijd, waarbij je niet gestoord wordt. Geef bij de

uitnodiging ook aan wat van de medewerker wordt verwacht aan voorbereiding op het gesprek.

3. Verzamel zowel kwantitatieve informatie als kwalitatieve feedback

Vaak is er voldoende feitelijke informatie vanuit de bedrijfssystemen beschikbaar voor het kwantitatieve

deel van je beoordeling. Denk aan behaalde ordervolumes, productiviteit of andere Key Performance

Indicators (KPI’s). Daarnaast zorg je zelf voor een kwalitatieve beoordeling van het functioneren van de

medewerker. Als je minder direct met de medewerker te maken hebt, ga dan vooraf bij meerdere

personen uit zijn directe omgeving om input vragen. Gebruik deze input voor je eigen beeldvorming en

om je eigen oordeel te toetsen.

4. Richt je op het hele jaar, niet alleen op de laatste weken

Richt je bij je oordeelvorming niet op de laatste weken maar op het hele jaar. Wanneer iemand

beoordeeld wordt op feitelijke resultaten, zorg dan dat je de juiste cijfers (productiviteit, omzet, orderintake,

etc.) op tijd beschikbaar hebt en dat deze representatief zijn voor het hele jaar.

5. Beoordeel vanuit de IK vorm

Geef vanuit de IK-vorm aan wat jij, vanuit jouw eigen observaties vindt van het functioneren van de

medewerker. Haal er dus geen anderen bij en vermijd uitspraken als “Men zegt dat jij…” of “Ik heb

gehoord dat jij…”. Jij beoordeelt de medewerker en deze mag verwachten dat hij ook echt JOUW oordeel

krijgt en niet indirect het oordeel van een collega.

6. Beoordeel het gedrag, niet de persoon

Benoem bij het beoordelen het gedrag waarover je een oordeel hebt. Spreek dus geen oordeel uit over

de persoon zelf. Een praktisch voorbeeld: Iemand is niet arrogant, maar iemand doet arrogant (hij

vertoont dus arrogant gedrag). Hiermee voorkom je dat de medewerker zich aangevallen voelt en zich

genoodzaakt voelt om zich te verdedigen. Leg daarbij ook uit wat de gevolgen van dit gedrag zijn voor de

organisatie, voor de afdeling en ook voor de persoon zelf! Deze tip geldt overigens zowel voor negatieve

als positieve punten van je beoordeling.

7. Benoem de hoofdlijn, gebruik voorbeelden alleen ter illustratie

Zorg voor enkele (minimaal twee, liefst drie) sprekende voorbeelden ter illustratie, maar voorkom dat je

in het gesprek in deze voorbeelden blijft “hangen” en dat het een welles-nietes discussie wordt over één

specifiek voorbeeld. Mocht je hier toch in terecht komen, stap dan uit de voorbeelden en benoem de rode

draad die jij ziet. Vraag vervolgens in hoeverre de medewerker deze zelf ook herkent (zie ook tip 8).

8. Controleer of de medewerker jouw mening herkent

Vraag aan de medewerker of hij zich in jouw mening/beoordeling herkent? Is dit het geval, bespreek dan

of de medewerkers hier iets aan zou willen veranderen en welke hulp hij daarbij nodig denkt te hebben.

Dit nodigt de medewerker op een positieve manier uit om in actie te komen. Is er geen herkenning, dan

kun je terugvallen op jouw persoonlijke observatie. Je bevestigt nogmaals jouw oordeel en laat het daar

vervolgens bij. Jij bent nu eenmaal de persoon die de andere beoordeelt, of deze het er nu inhoudelijk

mee eens is of niet.

9. Wees hard voor de zaak en zacht voor de mens

Houd het persoonlijk én tegelijk zakelijk. Veel leidinggevenden hebben gevoelsmatig moeite om deze

twee uitgangspunten naast elkaar toe te passen. Toch is het altijd mogelijk om een zakelijk oordeel te

hebben, gebaseerd op feiten en waarnemingen en tegelijkertijd een persoonlijke interesse of compassie

te tonen naar de medewerker. Zeker wanneer je als leidinggevende naast je harde, zakelijke mening, ook

bereid bent om de medewerker op persoonlijk niveau te helpen, kunnen deze twee uitgangspunten elkaar

juist versterken.

10. Gebruik een beoordelingsformulier

Het verdient de voorkeur om een standaard beoordelingsformulier te gebruiken, het liefst opgesteld aan

de hand van het functie- of competentieprofiel (zie ook tip 1). Je voorkomt hiermee dat je per

leidinggevende of zelfs per medewerker een andere manier van verslaglegging krijgt. Daarnaast zorgt het

ervoor dat alle essentiële punten van het beoordelingsgesprek ook daadwerkelijk aan de orde komen.

Bonustip: Laat de medewerker zelf het beoordelingsformulier invullen!