Vanaf 1 januari 2011 doet de werkkostenregeling zijn intrede in de loonheffingen. De basis van de nieuwe werkkostenregeling is simpel. Alles wat u aan uw werknemer verstrekt of vergoedt, is voortaan loon. Hierop bestaan drie uitzonderingen, namelijk intermediaire kosten, kosten die gericht zijn vrijgesteld en bijzondere verstrekkingen zoals een fruitmand voor een zieke werknemer. Voor de andere vergoedingen en verstrekkingen geldt straks de werkkostenregeling. Dit is een algemene vrijstelling van 1,4% van de totale loonsom van de werkgever. Tot deze grens bent u vrij te beslissen wat u onbelast vergoedt en verstrekt, mits dat niet in belangrijke mate meer is dan wat gebruikelijk is in omstandigheden die verder hetzelfde zijn. Een aantal kosten blijft nog belastingvrij, bijvoorbeeld reis- en verblijfkosten. De voorwaarden veranderen wel deels. Vergoedt of verstrekt u meer dan de vrije ruimte, dan bent u een eindheffing verschuldigd van 80%.

Wel of geen werkkostenregeling? Maak uw keuze

In 2011, 2012 en 2013 geldt een overgangsperiode waarin het u vrijstaat om de huidige regels voor kostenvergoedingen en verstrekkingen toe te passen of over te stappen naar de werkkostenregeling. Hebt u inmiddels goed voor ogen of het binnen uw organisatie aantrekkelijker is volgend jaar over te gaan naar de werkkostenregeling of de huidige regels te blijven toepassen? De overstap naar de werkkostenregeling kan bijvoorbeeld fiscaal gunstig zijn voor werkgevers met weinig vergoedingen en verstrekkingen in het algemene forfait. Let op: de arbeidsvoorwaarden zullen moeten worden aangepast aan de werkkostenregeling. Dit is vaak niet mogelijk zonder aanpassing van de cao of voorafgaand overleg met werknemers. Ook moeten de financiële administratie en de salarisadministratie op elkaar worden afgestemd.

Kies voor een schone leaseauto

Rijden uw werknemers in een auto van de zaak? Overweegt u dan eens een zuinige, schone variant. Dit is niet alleen goed voor het milieu, maar uw werknemers kunnen daarmee ook een hoop geld besparen omdat de bijtelling voor het privégebruik een stuk lager is! Of een auto ‘zuinig’ is hangt af van de CO2-uitstoot. Voor zeer zuinige auto’s – zoals de Citroën C1, Peugeot 106, Honda Civic, Toyota Prius – geldt een bijtelling van slechts 14% en voor ‘iets minder zuinige auto’s’ – zoals de Renault Clio, Fiat 500, Audi A1, Mini Cooper en Clubman en Volkswagen Golf 1.4 – een bijtelling van 20%. Voor de normale ‘vieze’ leaseauto’s blijft ook volgend jaar een bijtelling van 25% gelden.

Kies voor een elektrische leaseauto

Voor zogenoemde ‘nulemissieauto’s – waaronder elektrische auto’s – geldt voor de jaren 2010 en 2011 geen bijtelling voor privégebruik. De drie daarop volgende jaren bedraagt het bijstellingspercentage voor deze auto’s 7% en daarna 10%. Het is voor een werknemer heel aantrekkelijk om zo’n superschone auto te leasen. Erg veel keuze was er niet. De Think City was de eerste en voorlopig enige auto met een Europese goedkeuring. Per 2011 komen er naar verwachting meer modellen op de markt, zoals de Chevrolet Volt, de Opel Ampera, de Tesla-modellen en de Renault Kangoo Be Bop.

Kies voor een bestelauto

Voor een bestelauto van de zaak geldt in principe – net als voor de personenauto – een bijtelling voor het privégebruik van 25% van de cataloguswaarde. Toch kan het aan te raden zijn een bestelauto ter beschikking te stellen, omdat er drie situaties zijn waarin de bijtelling geheel achterwege kan worden gelaten. Dat is het geval als de bestelauto uitsluitend geschikt is voor goederenvervoer, er een verbod op privégebruik geldt of de bestelauto buiten werktijd op het bedrijfsterrein achter moet blijven. Leg een verbod op privégebruik wel altijd schriftelijk vast!

Bestelauto van de zaak? Rittenadministratie mag simpeler

Rijden uw werknemers in een bestelauto van de zaak? En maken zij veel ritten op een dag? Dan is het bijhouden van een rittenadministratie een grote last voor zowel werkgever als werknemer. In dat geval mag de werknemer volstaan met een vereenvoudigde rittenadministratie om aan te tonen dat jaarlijks minder dan 500 kilometer privé wordt gereden. De werknemer hoeft de zakelijke ritten niet meer te vermelden. Hierbij geldt wel als voorwaarde dat privégebruik tijdens werk- en lunchtijd niet is toegestaan en u in uw administratie een overzicht hebt van de zakelijke adressen. De inrichting van de vereenvoudigde rittenadministratie en de voorwaarden hiervoor kunt u vinden in een voorbeeldafspraak. Deze kunt u downloaden op de site van de Belastingdienst.

Check alle Verklaringen geen privégebruik

Controleert u aan het eind van het jaar of u alle Verklaringen geen privégebruik in uw administratie op orde hebt. De bijtelling voor de auto van de zaak van uw werknemers kunt u alleen achterwege laten als u over een dergelijke verklaring beschikt. In principe bent u in dat geval gevrijwaard van naheffingen. Een uitzondering geldt als u ervan op de hoogte was dat uw werknemer de auto van de zaak voor meer dan 500 kilometer voor privédoeleinden heeft gebruikt. De Belastingdienst houdt streng toezicht op (het achterwege laten van) de bijtelling voor privégebruik en bovendien is de boete voor het ten onrechte achterwege laten van de bijtelling dit jaar omhoog gegaan. De inspecteur kan u als werkgever een verzuimboete opleggen van € 4920. Wijs uw werknemers– schriftelijk – op de verplichting om een privégebruik van meer dan 500 km per jaar bij de Belastingdienst te melden.

Vergoeding privégebruik soms maar deels aftrekbaar

Betaalt uw werknemer u een vergoeding voor het privégebruik van de auto van de zaak? Dan mag u deze eigen bijdrage in aftrek brengen op de bijtelling. Maar let op: betaalt de werknemer deze eigen bijdrage omdat hij een duurdere auto leaset dan zijn leasebudget toelaat? Dan is deze vergoeding slechts deels aftrekbaar. Alleen het deel dat ziet op het privégebruik kan de bijtelling verminderen. Dit is in 2010 in rechtspraak uitgemaakt.

Maak gebruik van handreiking

Bent u werkzaam in de autobranche en rijden uw werknemers in verschillende auto’s van de zaak? Dan is het lastig om de grondslag voor de bijtelling privégebruik vast te stellen. In dat geval kunt u gebruikmaken van de handreiking bijtelling autobranche. U bepaalt de bijtelling dan op een praktische manier. Let op: er gelden wel enkele administratieve eisen. U kunt de handreiking downloaden op de site van de Belastingdienst .

Verstrek ov-kaart

Reizen uw werknemers per openbaar vervoer? Dan hebt u de keuze om de kosten te vergoeden op basis van de werkelijke reiskosten of op basis van maximaal € 0,19 per kilometer. U kunt ook overwegen om een ov-kaart te verstrekken. Dit kan zonder enkel fiscaal gevolg. U hoeft namelijk voor een ov-kaart geen forfaitair bedrag tot het loon te rekenen. Ook onder de werkkostenregeling die vanaf 2011 kan worden toegepast, wordt de waarde van het privégebruik van een ov-kaart op nihil gesteld. Voor reiskosten bestaat dan ook de mogelijkheid € 0,19 per kilometer te vergoeden. Deze vergoeding is vrijgesteld.

Vergoeding op basis ov-chipkaart toegestaan

Omdat de ov-chipkaart al aardig ingeburgerd is, bevestigde de minister van Financiën onlangs nog eens het beleid voor onbelaste reiskostenvergoedingen bij reizen met een ov-chipkaart. Het is niet nodig om over de originele papieren trein- of buskaartjes te beschikken voor het geven van een onbelaste reiskostenvergoeding. Overhandigt de werknemer de transactieoverzichten van de ov-chipkaart dan is dit ook voldoende. Hiervoor kunt u terecht op www.ov-chipkaart.nl.

Verstrek fiets van de zaak

Reizen uw werknemers per fiets naar hun werk? Overweegt u dan eens een fiets van de zaak te verstrekken (of te vergoeden). Dit kan voor de loonheffingen geheel onbelast, op grond van de huidige regels! Voorwaarden zijn dat de werknemer op meer dan de helft van de dagen dat hij werkt, met de fiets reist en dat u in het kalenderjaar en de twee voorgaande jaren niet eerder al een fiets hebt verstrekt. Maar let op: er geldt wel een maximum van € 749 per fiets. Naast de fiets kunt u ook nog eens tot een bedrag van € 82 per kalenderjaar onbelast vergoeden of verstrekken ‘voor tot de fiets samenhangende zaken’. Denkt u hierbij aan reparaties, sloten, regenpak enzovoort. Een fietsverzekering mag u daarnaast ook nog eens geheel onbelast vergoeden. Onder de werkkostenregeling die vanaf 2011 kan worden toegepast, gelden geen beperkende regels meer voor het verstrekken van een fiets. Maar de waarde van de fiets vult de vrije ruimte. U kunt er ook voor kiezen de fiets aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel (80% eindheffing).

Organiseer een eindejaarsfeest

Overweegt u een personeelsfeest of -reis te organiseren? Doe dit dan nog voor het einde van het jaar. In 2010 gelden voor belastingvrije personeelsfestiviteiten nog maar twee eisen: ten minste driekwart van de werknemers moet deel kunnen nemen en er moet sprake zijn van een gezamenlijk karakter. Vanaf volgend jaar valt het personeelsfeest of de personeelsreis in de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling. En kiest u ervoor de huidige regels toe te passen, dan geldt in 2011 een maximale vrijstelling van € 454 per werknemer. Wellicht reden om dit jaar nog groots uit te pakken.

Stel mobiele telefoon, blackberry of smartphone ter beschikking

Geldt bij u op dit moment het beleid dat aan werknemers die veel zakelijk bellen een mobiele telefoon wordt verstrekt? Let dan op als u de werkkostenregeling gaat toepassen. Er geldt een vrijstelling voor de mobiele telefoon waarmee de werknemer meer dan 10% zakelijk belt. Maar deze vrijstelling geldt onder de werkkostenregeling alleen als u de telefoon ter beschikking stelt (de werkgever blijft dus eigenaar). Dit kan bijvoorbeeld door het afsluiten van een bedrijfsabonnement. Veel providers bieden daarbij de mogelijkheid om de bestaande telefoonnummers hier in onder te brengen zodat visitekaartjes niet hoeven te worden gewijzigd. Naast een mobiele telefoon kunt u ook kiezen voor een blackberry of een smartphone. Onder de huidige regels kunt u een zakelijk gebruikte mobiele telefoon of smartphone onbelast vergoeden of verstrekken.

Maaltijden in kantine? Forfaitair bedrag rekenen

Verstrekt u maaltijden aan uw werknemers tijdens werktijd in een kantine? Dan moet u daarvoor een forfaitair bedrag tot het loon rekenen: voor ontbijt en lunch € 2,20 en voor een warme maaltijd € 4,20 (cijfers 2010). Premieheffing kan in dat geval achterwege worden gelaten. Houdt u er rekening mee dat het begrip ‘kantine’ erg ruim is: een aparte ruimte, zoals een vergaderkamer, die u gebruikt voor de lunch voldoet al. Onder de werkkostenregeling die vanaf 2011 van toepassing kan zijn, gaat voor alle soorten maaltijden (ontbijt, lunch en diner) op de werkplek een forfaitair bedrag van € 2,90 gelden.

Geen kantine: dan maaltijdenregeling

Worden maaltijden niet in een kantine genuttigd, dan is de ‘maaltijdenregeling’ van toepassing. Deze regeling is simpel. U kunt alle maaltijden met ‘een meer dan bijkomstig zakelijk belang’ (dit is meer dan 10%) onbelast vergoeden of verstrekken. De Belastingdienst heeft aangegeven dat van een meer dan bijkomstig zakelijk belang sprake is als de werknemer door zijn werk niet in staat is om tussen 17.00 en 20.00 thuis te eten. Maaltijden tijdens overwerk, koopavonden en dienstreizen voldoen hier in elk geval aan. Onder de werkkostenregeling vervalt het verschil tussen maaltijden die in een kantine worden genuttigd en andere maaltijden. Voor alle soorten maaltijden op de werkplek gaat een forfaitair bedrag van € 2,90 gelden.

Verplaats de ‘vrijmibo’ naar de werkplek

Vindt de vrijdagmiddagborrel altijd buiten uw kantoor plaats? Verplaats deze ‘vrijmibo’ vanaf volgend jaar naar de werkplek. Consumpties die u op de werkplek (ook ná werktijd) verstrekt, mogen onder de werkkostenregeling namelijk op nihil worden gewaardeerd.

Overweeg kerstpakket

Hebt u uw personeel dit jaar nog geen geschenk in natura verstrekt? Overweegt u dan om dit alsnog te doen. U mag één keer per jaar het lage 20%-eindheffingstarief toepassen over een geschenk in natura (zoals het kerstpakket) voor zover de waarde in het economische verkeer (inclusief btw) niet meer bedraagt dan € 70. U mag ook meerdere geschenken verstrekken zolang u maar onder het bedrag van € 70 blijft. Gaan de verstrekkingen boven de grens van € 70 uit, dan kan het meerdere worden belast tegen het gebruteerde tabeltarief. De waarde van een kerstpakket valt in de vrije ruimte van de werkkostenregeling die van toepassing kan zijn vanaf 1 januari 2011.

Geef twee keer

Is de waarde in het economische verkeer van de geschenken in natura meer dan € 70 per kalenderjaar, dan kunt u voor het meerdere, net als voor andere verstrekkingen, eindheffing toepassen tegen het tabeltarief. Maar let op, dit normale gebruteerde tabeltarief mag u alleen toepassen als het geschenk niet duurder is dan € 136 en u niet meer dan € 272 op jaarbasis aan de werknemer hebt geschonken. Voorkom dus dat het geschenk te duur (> € 136) uitvalt, waardoor u het gebruteerde eindheffingstarief niet kunt toepassen. Geef uw werknemer liever twee keer een minder duur geschenk.

Bied producten eigen bedrijf aan

Hebt u dit jaar al gebruikgemaakt van de regeling producten eigen bedrijf? Als u aan uw werknemer een korting of vergoeding geeft bij de aankoop van producten uit uw bedrijf, dan is dit belastingvrij als de producten niet branchevreemd zijn, de korting of vergoeding per product maximaal 20% van de winkelprijs bedraagt en de korting of vergoeding in 2010 niet meer bedraagt dan € 500. Als uw werknemer de regeling in de voorgaande twee jaren niet (volledig) heeft benut, kunt u de gemiste korting uit die jaren doorschuiven en die alsnog dit jaar benutten. Het maximale voordeel is dan € 500 (2008) + € 500 (2009) + € 500 (2010) = € 1.500. De regeling kunt u ook toepassen voor oud-werknemers.

Stimuleer bedrijfsfitness

Wilt u uw werknemers aan het fitnessen krijgen? Overweegt u dan om bedrijfsfitness in te voeren. De enige twee voorwaarden die gelden zijn dat de deelname open moet staan voor 90% of meer van alle werknemers en dat de fitness plaatsvindt in een vestiging van de werkgever of in een vestiging van een fitnessbedrijf waarmee de werkgever een overeenkomst heeft gesloten. Onder de werkkostenregeling kan bedrijfsfitness op de werkplek op nihil worden gewaardeerd. De waarde hiervan vult dus niet de vrije ruimte.

Let op: strenge eisen werkkleding

Verstrekt u aan uw werknemers bedrijfskleding? Dan kan dit alleen onbelast gebeuren als er sprake is van kleding die uitsluitend geschikt is om tijdens werk te dragen (zoals uniformen) of kleding die is voorzien van een of meer duidelijk zichtbare logo’s met een oppervlakte van ten minste 70 cm2. Houdt u er rekening mee dat deze eisen door de belastingrechters keer op keer streng worden uitgelegd. Onder de werkkostenregeling blijft een nihilwaardering gelden voor werkkleding met een groot logo. Ook de waarde van werkkleding die alleen geschikt is om tijdens het werk te dragen, of ter beschikking gestelde kleding die op de werkplek achterblijft, kan op nihil worden gesteld.

Stimuleer thuiswerken

Als uw werknemers een of meer dagen per week thuis werken, kunt u een onbelaste vergoeding van € 1.815 voor de inrichting van hun werkplek thuis verschaffen. Deze belastingvrije vergoeding mag een keer per vijf jaar worden verstrekt. Daarnaast moet het telewerken in een schriftelijk contract zijn vastgelegd en moet de inrichting voldoen aan de voorwaarden uit het Arbeidsomstandighedenbesluit. Onder de werkkostenregeling kunnen voorzieningen voor de thuiswerkplek niet op nihil worden gewaardeerd. Deze vullen dus de vrije ruimte. Een uitzondering geldt voor arbo-voorzieningen op de thuiswerkplek. Deze kunnen wel op nihil worden gewaardeerd.

Levensloop of spaarloon? Kies vóór 1 januari 2011

Vraag uw werknemers om nog dit jaar een (schriftelijke) keuze te maken tussen de spaarloon- of de levensloopregeling. Werknemers kunnen namelijk per kalenderjaar maar van één regeling gebruikmaken en deze keuze moet vóór 1 januari van elk jaar bekend zijn. Het is niet mogelijk om gedurende het kalenderjaar te ‘switchen’. In het Regeerakkoord is overigens voorgesteld beide regelingen te vervangen door een vitaliteitsregeling. Zover is het echter nog niet.